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Et si la taille des assiettes de votre cantine jouait un rôle important dans la productivité de vos salariés ? Sans aller comme Google jusqu'à ce niveau de détails, de très nombreuses études scientifiques et enquêtes (JLL / CSA, mars 2015) relèvent que l'organisation matérielle des bureaux a un impact net sur les performances opérationnelles. Le réaménagement de vos espaces professionnels représente par conséquent une démarche essentielle pour améliorer le bien-être de vos collaborateurs et leur motivation. Il doit s'appuyer sur 3 principes forts : casser l'isolement des équipes, proposer des lieux neutres d'échange et renforcer le sentiment d'appartenance.

Principe n°1 : casser physiquement l'isolement et les hiérarchies en mixant les équipes

Malgré l'avènement de l'open-space, la disposition physique des bureaux a encore une influence majeure dans les problèmes de communication entre les équipes ou au sein de la pyramide hiérarchique. Regroupant souvent des travailleurs aux compétences identiques, elle favorise l'isolement et limite les échanges. Évolution du bureau virtuel popularisé en France dans les années 1990 par Arthur Andersen, le hot-desking a pour objectif de renforcer la mixité intellectuelle, notamment dans les structures en silo. À intervalles réguliers, le salarié ne dispose plus de poste de travail fixe et s'installe de manière plus ou moins aléatoire dans les différents services de l'entreprise. Appliquée notamment au siège social d'Engie (ex-GDF Suez), cette organisation permet au collaborateur d'appréhender plus facilement les process transversaux et de raisonner avec une vision plus globale de l'activité.

Au sein des TPE ou des PME, elle peut prendre la forme de bureaux déplaçables et emboîtables, qui permettent de créer en quelques instants des petites équipes pluridisciplinaires pour résoudre efficacement une problématique donnée. Dans les activités à forte dimension créative, cette volonté d'ouverture se voit de plus en plus matérialisée par un « super-desk », un bureau commun à tous les employés se déroulant tel un ruban dans les espaces professionnels.

Principe n°2 : aménager des zones d'échange neutres

La circulation des idées et la fluidification de la communication inter-business sont également renforcées par la mise en place dans votre entreprise de lieux propices aux échanges. Baptisés « overlap zones » (« zones de croisement »), ces emplacements présentent fréquemment un caractère neutre (couloirs, lobby d'accueil, ascenseurs...). Ils autorisent, au gré des rencontres des collaborateurs dans vos bâtiments, la tenue de discussions informelles. D'après une recherche de l'Université du Michigan parue en 2014, celles-ci se révèlent très souvent fructueuses pour l'organisation, car libérées d'éventuelles pesanteurs hiérarchiques.

Pour une efficacité maximale, l'implantation de ces espaces ne doit pas résulter d'une adaptation à posteriori de vos locaux car elle nécessite fréquemment une redéfinition importante des volumes. A Saint-Denis, la SNCF a ainsi privilégié vastes halls lumineux et patios fleuris, propices à l'interaction et à la « collision sociale », pour relier les différents bureaux de son siège. Et dans l'agence de publicité américaine Gruppo Gallegos, l'escalier central, lieu de passage obligé du personnel, a été nettement agrandi pour permettre à de petits groupes d'y stationner durablement ou d'y travailler.

Principe n°3 : favoriser le sentiment d'appartenance et le bien-être avec les lieux de détente

Généralement négligés lors de l'aménagement des espaces professionnels, les lieux de détente constituent pourtant un élément important dans la création d'une solidarité d'entreprise au-delà de la simple communauté d'intérêts. Complémentaires des zones neutres, ils facilitent par la diversité de leurs publics la circulation de l'information tout en favorisant le développement des liens sociaux.

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Si les salles de musique ou de jeux restent connotées « start-up » et ne sont pas forcément adaptées à votre activité, assurez-vous néanmoins de proposer à vos salariés des espaces de repos conviviaux. Chauffeuses, tabourets de bar, canapés et petites tables de café constituent l'équipement minimal pour abriter des discussions informelles de manière confortable : privilégiez des formes rondes prononcées, réputées augmenter l'implication collective (Environment and Behavior, 2011).

Cette amélioration du moral et de la motivation de vos équipes peut aussi s'appuyer sur des aménagements plus discrets et d'investissement modéré, comme l'éclairage des pièces par lumière naturelle et l'ajout de touches de couleurs vives dans la décoration des locaux. Optez aussi pour l'installation de plantes vertes sur les bureaux (voire d'un petit jardin intérieur), particulièrement bénéfique contre le stress (Journal of Environmental Psychology, mars 2011). Restez également souple sur la personnalisation des postes.

Pour maintenir la motivation de votre personnel et améliorer sa productivité, l'environnement professionnel de votre entreprise doit mettre en valeur l'appartenance à un projet collectif. Un aménagement conjuguant hot-desking, zones neutres d'échanges et espaces de loisirs - permet d'atteindre efficacement cet objectif en renforçant la mixité pluridisciplinaire, la fluidité de la communication inter-services et le bien-être au travail.

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