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L’accueil des nouveaux collaborateurs est une étape qui doit être prise très au sérieux par les entreprises. Le déroulement du process d’onboarding (= d’intégration) des nouvelles recrues a un impact plus important qu’on ne le croit sur leur motivation et leur implication futures. Nous vous invitons à découvrir pourquoi et comment la stratégie d’onboarding doit faire partie intégrante de votre process de recrutement.

Pourquoi les premiers jours sont capitaux pour la motivation future de vos collaborateurs

Le succès d’une entreprise dépend étroitement de l’implication et de la motivation des personnes qui la font « tourner ». Pas d’entreprises performantes sans des équipes compétentes, motivées et impliquées. L’engagement des collaborateurs se construit dès les premiers jours de leur intégration dans l’entreprise. C’est la raison pour laquelle l’onboarding d’un nouveau collaborateur est une étape stratégique et cruciale pour toute entreprise soucieuse d’efficacité et de performance.

La qualité de l’onboarding a un impact direct, bien que difficilement mesurable d’un point de vue quantitatif, sur les résultats économiques à moyen et long terme. Si de plus en plus d’entreprises en sont conscientes, beaucoup n’ont pas encore (suffisamment) intégré cet enjeu. En témoigne un sondage en ligne réalisé par BambooHT en 2014, selon lequel un tiers des salariés quittent leur poste dans les six mois suivant leur embauche (16%-17% la première semaine !).

Vous avez trouvé la bonne personne et avez signé son contrat de travail ? Dites-vous que c’est à partir de maintenant que les choses sérieuses commencent. Voici quelques conseils sur le process à suivre pour réussir son onboarding le premier jour et la première semaine.

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Onboarding d’un nouveau collaborateur : la première journée

Vous devez préparer l’onboarding bien avant l’arrivée effective de votre nouveau collaborateur. L’impression que vous allez donner à votre nouvelle recrue le premier jour est déterminante sur son implication future. Pour améliorer le processus d’onboarding, une bonne pratique consiste à collecter des feedbacks auprès de vos actuels collaborateurs. L’idée est d’en savoir plus sur leur propre expérience d’intégration, et ainsi d’identifier les points forts et les points faibles de votre fonctionnement.

Voici quelques conseils pour réussir l’intégration le premier jour :

  • Avant le D-Day, encouragez les autres membres de l’équipe à se connecter au LinkedIn du nouveau collaborateur.
  • Créez à l’avance une To Do List onboarding. Si vous n’êtes pas sûr de ce qu’il faut mettre dedans, demandez conseil auprès du manager du futur collaborateur. Vous devez dès le premier jour expliquer à votre nouvel recrue ce qui est prévu pour la première semaine.
  • Prenez le temps le répondre à toutes les questions que vous pose le nouveau collaborateur sur ses missions, ses objectifs, le fonctionnement interne de l’entreprise, etc. C’est un moyen efficace d’instaurer un climat de confiance, mais aussi de fournir toutes les informations dont votre collaborateur a besoin pour mener à bien son travail et devenir rapidement productif.
  • Offrez à votre nouveau collaborateur un espace de travail propre et agréable. Il n’y a rien de pire pour détruire la motivation et l’enthousiasme d’un nouvel employé que de lui offrir un bureau sale et en désordre. Préparez toutes les fournitures nécessaires (ordinateur portable, smartphone, etc.) et mettez sur le bureau tous les documents importants : planning, manuels, documents d’accueil et administratifs, liste des outils utilisés et logins, liste des membres de l’équipe…Le petit plus : un cadeau de bienvenue (t-shirt customisé, porte-documents, mug, invitations, etc.)
  • Proposez à votre nouveau collaborateur une visite des locaux de l’entreprise pour qu’il se familiarise avec les lieux. Présentez-le à vos équipes lors de la visite.

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Onboarding d’un nouveau collaborateur : la première semaine

Ne faites pas l'erreur de penser qu'après cette première journée, la suite n'est que formalités. Il faut continuer ces efforts tout au long de la première semaine (et même au-delà). Pour que votre nouveau collègue se sente au mieux, voici quelques conseils pour optimiser cette première semaine d’intégration :

  • Ne le surchargez pas trop de travail. Les trois objectifs de cette première semaine d’onboarding sont :
    1. Donner l'information
    2. Créer de l’engagement et de la motivation
    3. Initier le contact avec toutes les équipes

Une surcharge trop importante dès les premiers jours risque de produire du découragement et de l’angoisse.

  • Invitez le nouvel arrivant à un ou plusieurs déjeuners informels à l’intérieur ou à l’extérieur de l’entreprise pour développer le contact humain et le mettre à l’aise.
  • Incitez les autres membres de l’équipe à échanger avec le nouveau collaborateur pour l’informer des process de l’entreprise (communication, prise de décision, etc.) et l’initier aux outils et technologies utilisés.
  • Planifiez une réunion pour présenter officiellement le nouveau collaborateur à l’équipe et l’informer sur les objectifs des semaines et/ou mois à venir.
  • Si vous avez un blog, pourquoi ne pas consacrer un post au nouvel arrivant ? Un post partagé à tous les membres de l’équipe et qui revient sur le parcours du nouveau collaborateur (sous la forme d’une courte biographie ou d’un questionnaire par exemple).
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2 exemples créatifs d’onboarding : Facebook et Google

Maintenant que vous avez les bases pour bâtir un onboarding profitable, libre à vous d'y ajouter une touche de créativité propre à la culture de votre entreprise. À titre d'exemples, découvrez deux exemples d’onboarding innovants et créatifs mis en place par deux géants de la Silicon Valley : Facebook et Google.

Chez Facebook, l’onboarding collaborateur se focalise sur les 45 premières minutes, au cours desquelles la nouvelle recrue se voit remettre ses outils de travail (PC, smartphone…) et expliquer dans les grandes lignes les aspects pratiques de son travail : prise de rendez-vous, localisation des imprimantes, etc. Facebook impose aussi à tous ses nouveaux ingénieurs – quelque soit leur parcours antérieur – une participation à un stage intensif de six semaines au quartier général de Menlo Park. L’occasion pour ces nouveaux arrivants d’intégrer les codes et la culture Facebook. Au terme du stage, les nouvelles recrues sont libres de choisir l’équipe et les projets de leur choix, en fonction de leurs affinités. Ces stages permettent de développer la motivation, et ça marche !

Google, de son côté, se focalise sur les informations pratiques et les activités en groupe qui permettent de développer l’esprit d’équipe et la socialisation des nouveaux arrivants. Quelques jours avant l’arrivée du nouveau collaborateur, le manager en charge de son intégration reçoit par email une checklist avec 5 tâches d’onboarding à réaliser :

  • Avoir une discussion avec le futur collaborateur sur ses rôles et ses responsabilités.
  • Choisir une personne qui prendra le nouvel arrivant sous son aile et l’accompagnera dans son intégration (un «buddy» en anglais).
  • Aider le nouvel arrivant à se sociabiliser avec ses futurs collègues.
  • Faire une checklist onboarding tous les mois pendant les six premiers mois.
  • Encourager les discussions et les débats ouverts pour favoriser le dialogue et le partage d’idées.

Ce ne sont pas les techniques qui manquent pour optimiser l’onboarding des nouveaux collaborateurs. Si nous n’avions qu’un seul conseil à vous donner : pensez à bien préparer l’onboarding en amont pour gagner en efficacité.

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